Mit dem geeigneten Projektmanagementsystem alles im Blick haben
Wer ein komplexes Projekt aufsetzen muss, eine wichtige Pressekonferenz vorbereitet oder ein Unternehmen beim bevorstehenden Börsengang begleitet, sollte in jedem Fall im Vorfeld eine detaillierte und übersichtliche Projektplanung erstellen. Ablauf, Struktur, wichtige Termine, Kosten und Einsatzmittel für ein bestimmtes Vorhaben werden hier festgelegt und dienen der Vorbereitung zur späteren Durchführung.
Eine professionelle Projektmanagement Software hilft dabei, branchenübergreifend Projektdaten, Dokumente und Budgets zu verwalten, ohne dass der Kunde den Überblick verliert. Ein besonderer Vorteil ist, wenn sie sich vollständig in Outlook integrieren lässt und somit eine Synchronisation mit dem Kommunikationsprogramm unnötig macht. Alle Anwender, die zuvor schon mit Outlook gearbeitet haben, brauchen sich somit nicht neu eingewöhnen, sondern können gleich mit ihrem Projekt loslegen. Die leichte und übersichtliche Bedienung und Nutzerführung vereinfacht die Projektplanung zusätzlich. Auch Daten, die bereits in Outlook vorhanden sind, wie zum Beispiel Emails, Kalendereinträge oder Kontakte, können einfach in die Projektmanagementsoftware, wie sie z.B. die Firma InLoox anbietet, überführt und für das laufende Projekt verwendet werden. Das erspart eine zeitraubende mehrfache Dateneingabe und hilft, unnötige Doppeleintragungen zu vermeiden.
Speziell für die Phase der Projektplanung hält die Software ein paar hilfreiche Features bereit, die die einzelnen Phasen ideal abbilden sowie für einen Gesamtüberblick bei allen Beteiligten sorgen: Meilensteine sowie Projektpläne lassen sich direkt in Outlook erstellen oder aus bestehenden Projekten duplizieren und neu aufbereiten. In einer Zeitstrahlansicht können zudem mehrere Projekte farblich gekennzeichnet und gleichzeitig verfolgt werden. Auf Wunsch hilft die Software auch, Termine, einzelne Phasen oder Fertigstellungszeitpunkte in den eigenen Outlook-Kalender oder die Aufgabenliste zu übertragen.
Thorsten Adamaszek
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