Die optimale Lösung für Ihr Unternehmen:
Telefondienst oder Sekretariatsdienst?
Bevor Sie sich für den einen oder anderen Service entscheiden, ist es sinnvoll, auf die Unterschiede zwischen Telefondienst und Sekretariatsdienst einzugehen.
Bei einem herkömmlichen Telefonservice wählen Sie zu welchem Zeitpunkt Ihre Anrufe in Ihrem Namen entgegengenommen werden sollen und wie mit den Anrufenden umzugehen ist. So können Sie zum Beispiel festlegen, ob Sie die Anrufe gerne durchgestellt hätten – also eine Vorzimmerfunktion – oder, ob Sie den Anrufern Rückruf anbietet. Auf jeden Fall erhalten Sie sogleich nach Eingang eines Anrufs beim Telefonservice per E-Mail, SMS oder Fax eine kurze Benachrichtigung mit den wichtigsten Anruferdaten wie Name, Firmenname, Telefonnummer und Anrufsgrund. So sind Sie ständig auf dem Laufenden, welcher Kunde soeben angerufen hat.
Ein Büroservice oder Sekretariatsdienstleister bietet normalerweise neben dem Telefonservice viele weitere Dienstleistungen an, die Sie bei Ihren Büroarbeiten entlasten. So können der Büroservice-Sekretärin Diktate aufgegeben werden, sie tippt Schriftstücke ab, formuliert und formatiert Briefe nach Vorlage, sie schreibt und verschickt Faxe sowie E-Mails und bearbeitet den Posteingang. Falls gewünscht erarbeitet sie auch Übersetzungen und erledigt das Inkasso.
Bei spezialisierten Büroservices wie z.B. dem Anwaltssekretariat bearbeiten nur ausgebildete und kompetente Rechtsanwaltsfachkräfte die Anrufe und Büroarbeiten der verschiedenen Anwaltskanzleien. Das garantiert eine dem Berufsstand entsprechende Arbeitsqualität.
Es ist nun an Ihnen zu überprüfen, welche Arbeiten Sie gerne übertragen hätten. Sind es Aufgaben im Bereich der Anrufannahme z.B. während eines Meetings oder Kundenbesuchs, werden Sie sich wahrscheinlich für einen Telefondienst entscheiden. Möchten Sie zusätzlich zum Telefonservice z.B. Schreibarbeiten oder Übersetzungen abgeben, werden Sie sich wohl für einen Sekretariatsservice entscheiden.
Wichtig ist, dass sich der gewählte Service den Bedürfnissen Ihres Unternehmens anpassen kann und sich leicht in den Unternehmensalltag integrieren lässt. Ebenso wichtig ist, dass der Service in guter Qualität ausgeführt wird z. B. sind die Telefonleitungen klar, die Sekretärinnen freundlich und zuvorkommend und werden Schreibarbeiten termingerecht und korrekt bearbeitet?
Sie haben all diese Fragen geklärt und der Kostenfaktor entspricht Ihren Anforderungen, dann sollte sich Ihre Entscheidung für einen Telefonservice oder für einen Büroservice tatsächlich als optimale Lösung für Ihr Unternehmen erweisen.
Martina Palsky
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